Executive Assistant – Operations and Client Support (Part-Time)

Resumo da oportunidade

A FreedUp busca uma Assistente Executiva proativa e organizada para apoiar o cofundador baseado nos Estados Unidos de uma empresa em rápido crescimento voltada para coaching de liderança e desenvolvimento.

A vaga é remota, em regime de meio período (part-time), ideal para talentos da América Latina e Filipinas que buscam um ambiente de trabalho colaborativo e oportunidades de crescimento profissional.

Principais atividades

Gerenciar o calendário do fundador e coordenar agendamentos de reuniões entre clientes, coaches e equipe interna.

• Administrar o sistema de gestão de coaching, incluindo integração (onboarding) e encerramento (offboarding) de clientes.

Comunicar-se com clientes, coaches e equipe interna, enviando resumos e atualizações pontuais.

Configurar e gerenciar a logística de cursos de coaching e programas de liderança em grupo, apoiando os participantes.

Preparar propostas comerciais utilizando os modelos existentes da empresa e ajudar a aprimorá-los.

• Construir e formatar materiais utilizando Canva e Google Slides.
• Liderar uma reunião semanal de alinhamento com o fundador para revisar processos e propor melhorias.

Criar e manter procedimentos operacionais padrão (SOPs) atualizados para as responsabilidades atribuídas.

Requisitos e qualificações

• Pelo menos 3 anos de experiência como Assistente Executiva, Assistente de Operações, Assistente Virtual ou função similar.
• Excelente proficiência em inglês falado e escrito (nível C1 ou superior).
• Forte experiência com gestão de agendas e agendamento envolvendo múltiplos participantes.
• Facilidade para aprender e administrar novos softwares, como CRM, ferramentas de gestão de clientes ou plataformas de ensino.
• Conhecimento prático em Canva e Google Slides.
• Comunicação escrita clara e profissional para públicos internos e externos.
• Perfil proativo e orientado para soluções, com habilidade para identificar lacunas e propor melhorias.
• Capacidade de trabalhar com certo grau de ambiguidade em um negócio pequeno em expansão.
• Disponibilidade de resposta durante horário de trabalho alinhado ao Horário Central dos Estados Unidos (US Central Time).
• Internet de alta velocidade confiável e ambiente de escritório doméstico silencioso.
• Experiência internacional

Diferenciais

• Experiência em suporte a empresas de coaching, consultoria, treinamento ou educação.
• Experiência na administração de cursos online ou plataformas de gestão de aprendizagem.
• Experiência na preparação de propostas comerciais ou materiais de vendas.
• Experiência de atuação com organizações sem fins lucrativos ou orientadas por missões.
• Experiência na criação e manutenção de SOPs.
• Familiaridade com o uso de ferramentas de inteligência artificial.
• Familiaridade com Google Workspace, Slack e Zoom.

Benefícios

• Potenciais bônus por desempenho
• Folga remunerada (PTO)
• Plano de saúde (HMO) após 3 meses

Detalhes da vaga

Detalhes da vaga

• A modalidade é totalmente remota e o regime é de meio período (part-time).
• O processo seletivo inclui inscrição online, envio de um breve vídeo de apresentação via Loom, entrevista com a equipe de recrutamento, avaliação prática com foco em proposta ou formatação de slides no Canva ou Google Slides, e uma entrevista final com o cliente.

Inscrição e candidatura

o UpVagas divulga esta oportunidade a partir da empresa ou plataforma de recrutamento. A candidatura é concluída na fonte original.

Informações adicionais

Oportunidade de trabalho remoto de qualquer lugar

Ambiente de equipe colaborativo e de apoio

Oportunidades de aprendizado e desenvolvimento

Sobre a empresa

A FreedUp conecta Assistentes Executivos talentosos com fundadores e executivos de empresas em crescimento nos Estados Unidos, liberando o tempo dos líderes para que possam focar no que é essencial.

Para os profissionais contratados, o objetivo é ser uma das melhores empresas dos Estados Unidos para talentos da América Latina e das Filipinas, oferecendo um ambiente de apoio e espaço real para desenvolvimento.