Remote Executive Assistant Associate – Operations & Project Management

Resumo da oportunidade

A FreedUp está em busca de um(a) Executive Assistant Associate (EA) altamente proativo(a) e detalhista para apoiar o Fundador e CEO de uma organização em rápido crescimento baseada em sistemas.

A função vai além do suporte administrativo tradicional, exigindo a gestão de processos operacionais centrais, sistemas de comunicação, pipelines de recrutamento e ferramentas para reduzir a carga cognitiva da liderança.

Trata-se de uma vaga em tempo integral e remota, ideal para quem busca atuar com autonomia e alta responsabilidade em uma equipe de alto desempenho.

Principais atividades

• Fazer a triagem de e-mails duas vezes ao dia (manhã e tarde) e redigir, editar e gerenciar mensagens na voz e no tom do fundador.
• Atuar como guardião da agenda do executivo, gerenciando agendamentos complexos, otimizando o fluxo e protegendo o modelo de calendário semanal.
• Manter o sistema CRM limpo, preciso e totalmente atualizado com dados de contato, formatação adequada e notas corretas.
• Consolidar informações de seguros, organizar documentos pessoais e arquivos digitais, e criar formulários de consentimento para consultas médicas.
• Documentar e construir procedimentos operacionais padrão (SOPs) desde o primeiro dia, transformando tarefas recorrentes em processos escaláveis.
• Comunicar-se diariamente via Slack com atualizações estruturadas e utilizar ferramentas como BuilderTrend, Notion, Monograph, Smartsheet, Gemini, Fathom e Fireflies.
• Conduzir reuniões de alinhamento semanais para revisar o progresso, refinar processos, rastrear a conclusão de tarefas e propor melhorias de eficiência.

Requisitos e qualificações

• Experiência mínima de 3 anos apoiando executivos seniores como EA, Coordenador(a) de Operações ou função similar.
• Excelentes habilidades de comunicação escrita, sendo necessário escrever com mais clareza do que o executivo.
• Forte compreensão da cultura de negócios e do estilo de comunicação dos Estados Unidos.
• Capacidade comprovada de seguir e replicar formatos estruturados, além de atuar como sistema de memória para um CEO em ritmo acelerado.
• Habilidade para lidar com informações confidenciais e sensíveis com responsabilidade.
• Conforto com tecnologia e adaptabilidade a sistemas e ferramentas em evolução, incluindo internet de alta velocidade confiável e home office adequado.
• Experiência internacional

Benefícios

• Capacidade de antecipar necessidades, fornecer assistência baseada em contexto e prosperar em ambientes de alta responsabilidade e clareza.
• Possíveis bônus de desempenho
• Licença remunerada (PTO)
• Plano de saúde (HMO) após 3 meses

Detalhes da vaga

Detalhes da vaga

• Localidade: Totalmente remoto -
• Brasil

Modalidade

Tempo integral (Full-Time)

Remuneração

USD 1.000 a USD 1.800 por mês (com base na experiência)

Inscrição e candidatura

o UpVagas divulga esta oportunidade a partir da empresa ou plataforma de recrutamento. A candidatura é concluída na fonte original.

Informações adicionais

Oportunidade de trabalhar remotamente

Ambiente de equipe colaborativo e de apoio

Oportunidades de aprendizado e desenvolvimento